Achilles, GerdDer Autor ist seit etwa 15 Jahren Betriebsprüfer des Landes NRW. In dieser Eigenschaft ist er überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst.Darüber hinaus gehört er dem Dozententeam für Risikomanagement bei Bargeschäften an der Bundesfinanzakademie an.Außerhalb der Finanzverwaltung ist er als Fachbuchautor und Referent zum Thema Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen tätig.Die Brancheninformation wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst. Sie gibt die persönliche Rechtsauffassung des Autors wieder.Wittmeier, LisaDie Autorin ist seit Beendigung ihres Studiums an der Fachhochschule fürFinanzen NRW als Betriebsprüferin tätig, vorrangig in bargeldintensivenUnternehmen. Daneben ist sie Angehörige eines Schulungsteams für dieAusbildung von Betriebsprüfern und Mitglied des Dozententeams im BereichKassenführung für die Oberfinanzdirektion NRW.

1 Einführung in die Thematik1.1 Vorbemerkungen1.2 Ordnungsmäßigkeit von Büchern und Aufzeichnungen1.3 Grundaufzeichnungen1.4 Kassenbuch1.5 Aufzeichnungspflichten nach berufsspezifischen Vorschriften1.6 Aufzeichnungen über den Wareneinsatz1.7 Freiwillige Aufzeichnungen1.8 Geschenke und Zugaben2 Arten der Kassenführung2.1 Welche Möglichkeiten hat der Apotheker?2.2 Kassendefekte2.3 Wechsel des Kassensystems2.4 Neben- und Unterkassen2.5 Exkurs: Inventur3 Steuerliche Ordnungsvorschriften (145 - 147 AO)3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit3.2 Grundsatz der Vollständigkeit3.3 Grundsatz der Richtigkeit3.4 Grundsatz der Zeitgerechtheit3.5 Grundsatz der Geordnetheit3.6 Grundsatz der Unveränderbarkeit3.7 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen4 Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- & Vorlagepflichten bei elektronischen Aufzeichnungssystemen4.1 Vorbemerkungen4.2 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften4.3 Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung5 Der Tagesabschluss des Apothekers5.1 Dokumentation der Tageseinnahme5.2 Geldzählung und Zählprotokolle5.3 EC- und Kreditkartenzahlungen5.4 Scheckzahlungen5.5 Rezeptabrechnung5.6 Privatentnahmen und Privateinlagen5.7 Geldtransit5.8 Kassenverluste durch Diebstahl5.9 Privat verauslagte Aufwendungen5.10 Gutscheine und Rabatte5.11 Einkäufe der Mitarbeiter6 Kassenführung bei Gewinnermittlung nach4 Abs. 3 EStG7 Rechtsfolgen einer fehlerhaften Kassenführung7.1158 AO - das Einfallstor zur Schätzung7.2 Schätzung bei formell nicht ordnungsgemäßen Aufzeichnungen7.3 Schätzung bei formell ordnungsgemäßen Aufzeichnungen7.4 Sonstige Rechtsfolgen8 Kassen-Nachschau (146b AO)8.1 Betroffene Systeme8.2 Zeitpunkt der Nachschau8.3 Zeitraum der Nachschau8.4 Ablauf der Nachschau8.5 Abschluss der Kassen-Nachschau8.6 Rechtsbehelfe8.7 Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau9 Neuregelungen ab dem 01.01.20209.1 Überblick9.2 Betroffene Vorgänge9.3 Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) 9.4 Funktionsweise der TSE9.5 Belegausgabepflicht9.6 Meldepflicht (146a Abs. 4 AO)9.7 Prüfschema zur verpflichtenden Aufrüstung mit der TSE9.8 Umgang mit technischen Störungen9.9 Handlungsempfehlungen10 Umsatzsteuer11 Richtsätze und Betriebsvergleiche12 DATEV-Lösungen12.1 DATEV Kassenbuch online12.2 DATEV Datenprüfung comfort12.3 DATEV Kassenarchiv online und MeinFiskal12.4 DATEV Branchenpaket Apotheken

In bargeldintensiven Unternehmen sind die Betriebsprüfer der Finanzverwaltung vorrangig auf die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen fokussiert, so auch in Apotheken. Wer glaubt, mit der täglichen Anfertigung von Z-Bons oder Kassenbüchern seien die Anforderungen der Finanzverwaltung schon erfüllt, irrt - mit teils existenzbedrohenden Folgen.Die Prüfungsdichte in Apotheken hat in den vergangenen Jahren stetig zugenommen. Das Instrument der Kassen-Nachschau räumt den Finanzbehörden gar noch weitergehende Rechte ein. Prüferinnen und Prüfer dürfen Ihre Geschäftsräume ohne vorherige Ankündigung betreten, um Ihr Verhalten an der Kasse zu beobachten, Testkäufe durchzuführen, Kassenunterlagen anzufordern und Auskünfte einzuholen, einen Kassensturz durchzuführen und sofort Zugriff auf die Einzeldaten der Kasse (Bondaten) zu nehmen.Damit wird die ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen, um nachteilige Rechtsfolgen zu vermeiden.Die Brancheninformation "Kassenführung in Apotheken" zeigt - leicht verständlich beschrieben - wie Sie Ihre Kasse prüfungssicher einrichten und Schätzungen vermeiden. Sie erfahren nicht nur, welchen besonderen Dokumentationspflichten Sie unterliegen. Die Autoren erläutern auch, wie mit Gutscheinen, Rabattsystemen, Zuzahlungen oder dem Eigenverbrauch umzugehen ist oder welche Auswirkungen fehlerhafte Inventuren haben. Ferner wird aufgezeigt, was die Prüfer der Finanzverwaltung im Rahmen einer unangemeldeten Kassen-Nachschau dürfen - und was nicht.Die Darstellung der gesetzlichen Änderungen zum 01.01.2020 (Zertifizierungspflicht von elektronischen Aufzeichnungssystemen) und zahlreiche Urteile der Finanzgerichtsbarkeit, etwa zur Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation (Bedienungsanleitung der Kasse, Programmierprotokoll und so weiter) machen das Werk zu einem unverzichtbaren Ratgeber für Apothekerinnen und Apotheker.Kurzum: In dieser Brancheninformation finden Sie alles Wissenswerte über die Besonderheiten der Kassenführung in Apotheken, um dem (plötzlichen) Erscheinen des Prüfers gelassen entgegen sehen zu können.Einige Bundesländer verlängern unter bestimmten Voraussetzungen die Frist für die Umstellung auf die TSE bis 31. März 2021.Für Detailfragen, auch zu den Einsatzmöglichkeiten der DATEV-Lösungen, ist immer der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.